INFORMATIVA RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI IN RELAZIONE ALLA PIATTAFORMA SOFTWARE PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING”
(ART. 13 REG. UE 2016/679)
Gentile Interessato,
ai fini previsti dal Regolamento UE 2016/679 sopra richiamato (di seguito “GDPR”), recante le nuove disposizioni a tutela della “privacy” e relativo alla protezione delle persone fisiche e al trattamento dei dati personali, si informa che il trattamento dei dati personali da Lei forniti saranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa prevista dal citato Regolamento e degli obblighi di riservatezza, correttezza, liceità e trasparenza.
- Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione Dati
Il Titolare del trattamento è Acqua Novara. VCO S.p.A. con sede legale in Via Leonardo Triggiani n. 9 - Novara, C.F. e P.IVA: 02078000037 – Pec: segreteria@pec.acquanovaravco.eu.
Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione Dati (DPO) contattabile all’indirizzo mail:
- Finalità del trattamento e tipologia di dati trattati
I dati personali (potenzialmente qualsiasi tipologia di dati personali, ad esempio identificativi, anagrafici e di contatto, identificativi on-line, dati di connessione) che Lei stesso ci fornisce in qualità di segnalante al fine di comunicare i presunti comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l’integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di servizio con Acqua Novara. VCO S.p.A., da parte della persona coinvolta (intesa come la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente), vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.
- Soggetti segnalanti e soggetti segnalati
Le persone segnalanti (intese come le persone fisiche che effettuano la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo) possono essere i dipendenti di Acqua Novara. VCO S.p.A. e in generale i portatori di interessi come cittadini, utenti, fornitori, consulenti e collaboratori esterni di Acqua Novara. VCO S.p.A. a qualsiasi titolo.
L’RPCT e il Titolare del trattamento dei dati dovranno inoltre adottare misure tecniche ed organizzative adeguate, dovranno adottare cautele particolari ai fine di evitare la indebita circolazione di informazioni personali anche rispetto ai soggetti segnalati sia all’interno del contesto lavorativo, sia all’esterno in caso di inoltro della segnalazione a terzi, salve le previsioni di legge che impongono l’obbligo di comunicare il nominativo del soggetto segnalato sospettato di essere responsabile della violazione (ad esempio richieste dell’autorità giudiziaria o contabile).
- Basi giuridiche del trattamento
I trattamenti di dati personali sono necessari per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento. I dati personali sono trattati dal Responsabile delle segnalazioni di Acqua Novara. VCO S.p.A., ovvero dal Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) nell’esecuzione dei propri compiti o comunque connessi all’esercizio dei propri poteri, con particolare riferimento al compito di accertare eventuali illeciti denunciati nell’interesse di Acqua Novara. VCO S.p.A., ai sensi della normativa vigente sul Whistleblowing, D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (“Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”).
- Modalità di trattamento dei dati
Segnalazioni tramite portale
I dati personali raccolti sono trattati dalla funzione RPCT di Acqua Novara. VCO S.p.A. che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo. Il trattamento sarà effettuato con strumenti informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti. L’RPCT è “Amministratore” della piattaforma web e soggetto “Designato ad autorizzato al trattamento dei dati personali” ai sensi dell’art. 2 quaterdecies del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018 e dell’art. 29 del GDPR.
Le segnalazioni inoltrate tramite piattaforma web non permettono all’RPCT di visualizzare i dati del segnalante, che restano criptati per tutta la durata della verifica. Nei casi e con le modalità di cui all’art. 12 del dlgs 24/2023 l’RPCT, sempre attraverso la piattaforma web, potrà procedere alla decriptazione dei dati che consente l’accesso alle generalità del segnalante, di default nascoste, in quanto “Custode delle identità[MG1] [AG2] [MG3] ”, in conformità alla Delibera dell’ANAC n. 469/2021. La piattaforma non permette neanche al Custode delle identità di visualizzare i dati del segnalante, che restano criptati. L’utilizzo della piattaforma consente di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, nel rispetto di quanto previsto dal vigente art. 7 c. 1 e art. 12 del D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24. Il divieto di rilevare l’identità del segnalante è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, inclusa la documentazione allegata, nella misura in cui il loro disvelamento, anche indirettamente, possa consentire l’identificazione del segnalante.
Segnalazioni orali
Le segnalazioni interne possono essere effettuate, su richiesta del segnalante, anche con un incontro diretto con il RPCT o con l’Organismo di Vigilanza. Tale incontro viene organizzato entro un termine ragionevole (entro 10 giorni). La richiesta può essere effettuata telefonicamente o inoltrata a mezzo mail all’indirizzo whistleblowing@acquanovaravco.eu al RPCT. Per segnalazioni dirette all’Organismo di Vigilanza può essere richiesto appuntamento a mezzo mail all’indirizzo odv@acquanovaravco.eu.
La segnalazione è verbalizzata ed iscritta in un apposito registro e anche in questo caso sussiste il divieto di rilevare l’identità del segnalante. Per maggiori informazioni, si rinvia alla “Whistleblowing Policy” attualmente in vigore nel contesto aziendale.
- Periodo di conservazione
I dati personali relativi alle segnalazioni saranno conservati e mantenuti per il periodo di tempo necessario in adempimento alla procedura di gestione delle segnalazioni e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
- Responsabile del trattamento
Acqua Novara. VCO S.p.A. ha nominato quale Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR la società DigitalPA S.r.l. che garantisce che la cifratura del contenuto delle predette segnalazioni non gli consente di conoscere e trattare il loro contenuto; pertanto, a tali condizioni il trattamento dei dati personali rimane in capo al Titolare. La piattaforma garantisce la sicurezza dei dati comunicati attraverso l’utilizzo della crittografia (applicativi di massima garanzia, che consentono la separazione fisica delle informazioni relative all’identità del segnalante da quelle riferite alla segnalazione stessa) a livello di amministratore, per tutte le evidenze documentali e multimediali fornite in fase di inserimento delle segnalazioni.
- Destinatari dei dati personali
Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei conti e l’ANAC Autorità Nazionale Anticorruzione. Tali soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento.
I dati personali raccolti sono altresì trattati dal gruppo di lavoro dedicato di cui si può avvalere l’RPCT e composto da soggetti in possesso di competenze trasversali, da costituire mediante atto organizzativo dell’organo di indirizzo del Titolare, e che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.
- Diritti dell’interessato
Lei ha il diritto di ottenere, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. da 15 a 22 del GDPR). L’apposita istanza al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza è presentata contattando lo stesso presso il Titolare Acqua Novara. VCO S.p.A. – Via Leonardo Triggiani n. 9 – Novara oppure contattando i riferimenti indicati nel precedente punto a).
I soggetti segnalati, presunti autori dell’illecito, con riferimento ai propri dati personali trattati dal Titolare, non possono esercitare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del GDPR 2016/679. Ai soggetti segnalati è preclusa la possibilità di rivolgersi al Titolare del trattamento e, in assenza di risposta di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante Privacy ex art. 77 del GDPR.
Resta ferma la possibilità per i soggetti segnalati, presunti autori dell’illecito, di esercitare i propri diritti per il tramite del Garante Privacy con le modalità previste dall’art. 160 D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018.
- Diritto di reclamo
Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, Lei può presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ex art. 77 del GDPR 2016/679, o di adire le opportune sedi giudiziarie ex art. 79 del GDPR.
