INFORMATIVA RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI IN RELAZIONE ALLA PIATTAFORMA SOFTWARE PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING”
(ART. 13 REG. UE 2016/679)
Gentile Interessato,
ai fini previsti dal Regolamento UE 2016/679 sopra richiamato (di seguito “G.D.P.R. 2016/679”), recante le nuove disposizioni a tutela della “privacy” e relativo alla protezione delle persone fisiche e al trattamento dei dati personali, si informa che il trattamento dei dati personali da Lei forniti saranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa prevista dal citato Regolamento e degli obblighi di riservatezza, correttezza, liceità e trasparenza.
a) Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione Dati
Il Titolare del trattamento è Acqua Novara.VCO S.p.A. con sede legale in Via Leonardo Triggiani n. 9 - Novara, C.F. e P.IVA: 02078000037 – Pec: segreteria@pec.acquanovaravco.eu.
Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione Dati (DPO) contattabile all’indirizzo mail: dpo@acquanovaravco.eu.
b) Finalità del trattamento e tipologia di dati trattati
I dati personali (potenzialmente qualsiasi tipologia di dati personali, ad esempio identificativi, anagrafici e di contatto, identificativi on-line, dati di connessione) che Lei stesso ci fornisce in qualità di segnalante al fine di comunicare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di servizio con Acqua Novara.VCO S.p.A. commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con la medesima, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.
c) Soggetti segnalanti e soggetti segnalati
I segnalanti possono essere i dipendenti di Acqua Novara.VCO S.p.A. e in generale i portatori di interessi come cittadini, utenti, fornitori, consulenti e collaboratori esterni di Acqua Novara.VCO S.p.A. a qualsiasi titolo.
L’RPCT e il Titolare del trattamento dei dati dovranno inoltre adottare misure tecniche ed organizzative adeguate, dovranno adottare cautele particolari ai fine di evitare la indebita circolazione di informazioni personali anche rispetto ai soggetti segnalati sia all’interno del contesto lavorativo, sia all’esterno in caso di inoltro della segnalazione a terzi, salve le previsioni di legge che impongono l’obbligo di comunicare il nominativo del soggetto segnalato sospettato di essere responsabile della violazione (ad esempio richieste dell’autorità giudiziaria o contabile).
d) Basi giuridiche del trattamento
I trattamenti di dati personali sono necessari per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento.
I dati personali sono trattati dal Responsabile delle segnalazioni di Acqua Novara.Vco S.p.A., ovvero dal Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) nell’esecuzione dei propri compiti o comunque connessi all’esercizio dei propri poteri, con particolare riferimento al compito di accertare eventuali illeciti denunciati nell’interesse di Acqua Novara.VCO S.p.A., ai sensi
della normativa vigente sul Whistleblowing, Legge n. 179/2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.
e) Modalità di trattamento dei dati
I dati personali raccolti son trattati dalla funzione RPCT di Acqua Novara.VCO S.p.A. che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo. Il trattamento sarà effettuato con strumenti informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti. L’RPCT è “Amministratore” della piattaforma web e soggetto “Designato ad autorizzato al trattamento dei dati personali” ai sensi dell’art. 2- quaterdecies del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018 e dell’art. 29 G.D.P.R. 2016/679.
Le segnalazioni inoltrate tramite piattaforma web non permettono all’RPCT di visualizzare i dati del segnalante, che restano criptati per tutta la durata della verifica. Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto segnalato, l’RPCT, sempre attraverso la piattaforma web, potrà richiedere l’accesso alle generalità del segnalante, di default nascoste, in quanto “Custode delle identità”. La piattaforma non permette neanche al Custode delle identità di visualizzare i dati del segnalante, che restano criptati. L’utilizzo della piattaforma consente di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, nel rispetto di quanto previsto dal vigente c. 3 dell’art. 54-bis del D.Lgs. n. 179/2017. Il divieto di rilevare l’identità del segnalante è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, inclusa la documentazione allegata, nella misura in cui il loro disvelamento, anche indirettamente, possa consentire l’identificazione del segnalante.
f) Periodo di conservazione
I dati personali relativi alle segnalazioni saranno conservati e mantenuti per il periodo di tempo necessario in adempimento alla procedura di gestione delle segnalazioni e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
g) Responsabile del trattamento
Acqua Novara.VCO S.p.A. ha nominato quale Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 G.D.P.R. la società DigitalPa S.r.l. che garantisce che la cifratura del contenuto delle predette segnalazioni non gli consente di conoscere e trattare il loro contenuto, pertanto a tali condizioni il trattamento dei dati personali rimane in capo al Titolare. La piattaforma garantisce la sicurezza dei dati comunicati attraverso l’utilizzo della crittografia (applicativi di massima garanzia, che consentono la separazione fisica delle informazioni relative all’identità del segnalante da quelle riferite alla segnalazione stessa) a livello di amministratore, per tutte le evidenze documentali e multimediali fornite in fase di inserimento delle segnalazioni.
h) Destinatari dei dati personali
Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei Conti e l’Anac, Autorità Nazionale Anticorruzione. Tali soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento.
I dati personali raccolti sono altresì trattati dal gruppo di lavoro dedicato di cui si può avvalere l’RPCT e composto da soggetti in possesso di competenze trasversali, da costituire mediante atto organizzativo dell’organo di indirizzo del Titolare, e che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.
i) Diritti dell’interessato
Lei ha il diritto di ottenere, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. da 15 a 22 del G.D.P.R. 2016/679). L’apposita istanza al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza è presentata contattando lo stesso presso il Titolare Acqua Novara. VCO S.p.A. – Via Leonardo Triggiani n. 9 – Novara oppure contattando i riferimenti indicati nel precedente punto a).
I soggetti segnalati, presunti autori dell’illecito, con riferimento ai propri dati personali trattati dal Titolare, non possono esercitare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del G.D.P.R. 2016/679. Ai soggetti segnalati è preclusa la possibilità di rivolgersi al Titolare del trattamento e, in assenza di risposta di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante Privacy ex art. 77 del G.D.P.R. 2016/679.
Resta ferma la possibilità per i soggetti segnalati, presunti autori dell’illecito, di esercitare i propri diritti per il tramite del Garante Privacy con le modalità previste dall’art. 160 D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
l) Diritto di reclamo
Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, Lei può presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ex art. 77 del G.D.P.R. 2016/679, o di adire le opportune sedi giudiziarie ex art. 79 del G.D.P.R. 2016/679.
